eMails im Büroalltag – Segen oder Fluch?

Zeitverschwendung und sinkende Produktivität durch eMail-Flut

Untersuchungen und Erfahrungen aus der Praxis vom Institut für Beratung und Training in Unternehmen (IBT) zeigen, dass der Arbeitsprozess im Büro ständig durch eMails unterbrochen wird und dadurch die Arbeitsproduktivität sinkt.

Die hohe Anzahl der erhaltenen eMails versetzt einer britischen Studie zufolge rund 34 Prozent der untersuchten Personen in einen Stresszustand. Weitere 28 Prozent sahen die Mails als Stressquelle an und fühlten sich getrieben. Nur rund 38 Prozent der Befragten haben einen entspannten Umgang mit der elektronischen Post. Sie beantworten diese erst am nächsten Tag oder teilweise sogar erst in der Folgewoche.

„Büroangestellte ersticken regelrecht an der unendlichen Flut von eMails. Außerdem werden durch eMails oft Entscheidungen verschleppt und Verantwortung durch so genannte ‚CC Mails’ hin und her geschoben“, bringt es Effektivitätscoach DI Peter Kurt Fromme, Geschäftsführer des Instituts für Beratung und Training in Unternehmen GmbH (IBT), auf den Punkt. Immerhin werden täglich rund 60 Milliarden eMails weltweit versendet, rund 28 Milliarden davon sind beruflich. Von dieser eMail Flut sind jedoch knapp 80 Prozent so genannte „Spam-Mails“. Büroangestellte wenden täglich durchschnittlich 49 Minuten für die Verwaltung ihres elektronischen Posteingang-Bereichs auf. Dabei ist erstaunlich, dass die untersuchten Personen 30 bis 40 mal pro Stunde den Posteingang kontrollieren. „Durch diese hohe Frequenz sinkt die Produktivität und Konzentration der Mitarbeiter erheblich“, erklärt IBT-Coach Mag. Carin Hallwachs. Die sinkende Produktivität ist besonders bei Berufsgruppen, die über längere Zeitspannen an einem Projekt am Computer arbeiten, auffallend. Dies sind beispielsweise Wissenschaftler, Architekten oder Journalisten.

Nur geringe Veränderungen im persönlichen Arbeitsverhalten sind nötig, um eine Produktivitäts-steigerung am Arbeitsplatz zu erreichen. Das Thema Effektivität am Büroarbeitsplatz wird von IBT seit Jahren erfolgreich für seine Kunden umgesetzt. „Speziell größere Unternehmen sehen ein großes Effektivitätspotenzial an ihren Schreibtisch-Arbeitsplätzen“, weiß DI Peter Kurt Fromme.

Erfolgspotenzial – Effektive Büroarbeit
Genau in diesem Bereich gibt es vom Sekretariat bis zur Chefetage genügend Einsparungs- und Optimierungspotenzial. Speziell für die Bereiche eMails/Kalender/Aufgaben/Kontakte verschafft Net.PEP – das Persönliche Effektivitäts Programm von IBT – einen effizienten Arbeitsalltag. Dabei geht es vor allem darum, das persönliche Arbeitsverhalten, die Arbeitsplatzorganisation sowie Zeitplanung und –management durch Gruppen- und Einzelcoachings direkt am eigenen Arbeitsplatz zu optimieren. Dabei werden beispielsweise Gruppenkalender übersichtlicher und elektronisch im Team geführt. Gegenseitige Vertretung bei Abwesenheit kann beispielsweise durch Freischaltung der jeweiligen Postfächer optimiert werden, wichtige Adressen im Team gemeinsam genutzt werden. Mehrfachablagen werden dadurch eliminiert, Informationen strukturiert zugeordnet und sofort abgelegt.

Informationen zu IBT:
Das Institut für Beratung und Training ist der führende Trainingsanbieter für die Umsetzung effektiver Arbeitsmethoden direkt am Büro-Arbeitsplatz.

Durch die internationale Zusammenarbeit wird PEP laufend den Erwartungen und Wünschen der Kunden angepasst und auch für internationale Konzerne wird länderübergreifend gecoacht.

Zu den Trainingsschwerpunkten gehören sowohl Selbst- und Informationsmanagement als auch Zeit- und Zielmanagement. IBT steigert die persönliche Effizienz, den Umgang mit Outlook oder Lotus Notes und unterstützt bei der Einführung gemeinsam nutzbarer Ablagesysteme in Papier oder EDV.

PEP-Coachings werden ausschließlich direkt im Unternehmen durchgeführt. Die Beratung am eigenen Arbeitsplatz mit mehreren Follow-Up-Trainings ist ein zentraler Bestandteil des Konzepts.

Der PEP-Ansatz - drei Säulen zu höherer Effizienz am Büroarbeitsplatz:
Persönliches Arbeitsverhalten - das ist der empirisch erworbene Arbeitsstil, die Art und Weise, die eigene Arbeit zu erledigen, wie z.B. die tägliche Postbearbeitung in Papier und eMail, mit Arbeitsunterbrechungen und Störungen umzugehen oder Besprechungsorganisation etc.

Arbeitsplatzorganisation - das ist die Struktur, wie das Umfeld des eigenen Arbeitsplatzes organisiert ist, wie z.B. Schreibtischordnung, Ablagesysteme, Hard- und Softwareausstattung etc.

Zeitplanung und –management: persönlich und im Team, Kalenderführung, Prioritätensetzung und Delegationsverhalten

Der Mitarbeiter steht im Mittelpunkt
Selten erreicht ein Coaching derart gleich gute Effekte für Mitarbeiter und Management:

Durch den speziellen Trainingsansatz profitiert der Mitarbeiter  - und zwar durch gezieltes Einzelcoaching - mit hohem Individualanteil. Das erlernte Wissen ist 24 Stunden anwendbar und daher hoch motivierend.

Aufgespürte Effektivitätspotenziale bringen dem Unternehmen unmittelbar höhere und messbare Produktivität  - eine echte win-win-Situation.

Der Erfolg ist messbar
Die benötigten Zeiten für definierte Aufgaben werden vor und nach dem Coaching vom Teilnehmer selbst erfasst. Die Differenz stellt die gewonnene Zeitersparnis für den PEP-Teilnehmer dar. Als Beispiel dient ein Kunde aus der IT-Branche: Die Teilnehmer sparten nach dem Training im Schnitt 6,2 Stunden pro Woche. Das ist fast ein ganzer Arbeitstag, der nun für kundenorientierte und kreative Arbeiten zur Verfügung steht.