Büroumzug – Neubeginn oder vergebene Chance?

Bis zu 20 Prozent Produktivitätssteigerung in Verwaltung und Management möglich:
Ein Büroumzug bedeutet für ein Unternehmen und seine Mitarbeiter immer einen Neubeginn. Optimierungen bei der Büroaufteilung und in der Ablauforganisation können bis zu 20 Prozent Produktivitätssteigerung im Management- und Verwaltungsbereich bringen. Das ist das Ergebnis der aktuellen Umzugsstudie vom Institut für Beratung und Training in Unternehmen GmbH (IBT) mit einem ernüchternden Ergebnis. „Zu oft wird im Rahmen eines Standortwechsels in Büromöbel oder neue Computer investiert, aber auf Investitionen in die Prozessoptimierung wird vergessen“, kritisiert DI Peter Kurt Fromme, Geschäftsführer von IBT Österreich.

Umzug – Neubeginn oder vergebene Chance
Erhoben wurde, welche Verbesserungen Angestellte durch einen Standortwechsel erwarten. Befragt wurden Mitarbeiter aus mittelständischen Unternehmen sowie aus Großunternehmen, die gerade einen Büroumzug vorgenommen haben. Die Erwartungen erfüllten sich im Bereich Infrastrukturverbesserung, konnten aber in den Bereichen, die mit Ablauforganisation wie Prozessoptimierung oder Teamarbeit zu tun haben, nicht erfüllt werden.

Für gut zwei Drittel der Befragten (64,2 Prozent) traten durch den Umzug Verbesserungen beim Mobiliar ein. Auch der Vorsatz, die Büroaufteilung an den Arbeitsprozessen zu orientieren, wurde von den Unternehmen bei jedem zweiten Büroumzug bedacht. Im Bereich der Ablauforganisation selbst kam es jedoch zum großen Erwachen: Erwarteten sich 72,2 Prozent der Befragten einen verbesserten Workflow und Änderungen in der Ablauforganisation, so treffen diese nach dem Umzug lediglich bei 10,7 Prozent auch tatsächlich ein. Auch bei der klar organisierten elektronischen Datenablage ist die Kluft zwischen Erwartungshaltung (61,3 Prozent) und Realität (23,5 Prozent) groß.

Für DI Peter Kurt Fromme ist die Erklärung für die Gegensätze zwischen Infrastruktur- und Prozessplanung einfach. Planungen für die Optimierung der Infrastruktur seien bereits vor dem Umzug abgeschlossen, was für eine tatsächliche Implementierung vorteilhaft ist. „Die Verbesserungen der Ablauforganisation bzw. deren detaillierte Umsetzungsplanung wird meist für die Zeit nach dem Umzug terminiert. Die tatsächliche Implementierung dieser verbesserten Ablauforganisation erfolgt jedoch im Rahmen des operativen Geschäfts häufig nicht“, erklärt der Effektivitätscoach.

Mit dem Umzug ist oft der Wunsch nach einem Neustart verbunden. Es bleibt jedoch meist beim guten Vorsatz. Sieben von zehn Befragten nahmen sich vor, den neuen Arbeitsplatz ordentlicher zu führen. Nur bei 16,3 Prozent kommt es tatsächlich zu Verbesserungen. Beispielsweise nicht benötigtes Material, von dem man sich im Rahmen des Umzuges trennen könnte, wird mit ins neue Büro gesiedelt. „Nur rund 40 Prozent der vorhandenen Materialien sollten mit ins neue Büro genommen werden. Der Rest sind meist Unterlagen, die schon über Jahre nicht mehr verwendet wurden“, beschreibt IBT-Senior Coach Mag. Carin Hallwachs.

MovePEP - Produktivitätssteigerung und Zeitersparnis
Der Umzug ist eine nicht so schnell wiederkehrende Chance für einen Effektivitäts- und Produktivitätssprung in Management und Verwaltung. Durch die physischen Veränderungen im Rahmen des Ortswechsels sind neues Denken, Handeln und verbesserte Routineabläufe leichter zu vermitteln, schneller umsetzbar und direkter wirksam als zu jedem anderen Zeitpunkt.

Das von IBT entwickelte Persönliche Effektivitäts Programm für Umzugssituationen „MovePEP“ ist ein Methodenmix aus praxisbezogener Gruppenarbeit und Einzelchoachings mit direkter Umsetzung am Arbeitsplatz vor und nach dem Umzug. Zeit- und kostensparende Veränderungen werden durch mehrmalige Lernanstöße dauerhaft verankert. Die Vorteile liegen klar auf der Hand.

Durch MovePEP werden elektronische Plattformen transparent und verständlich organisiert, Doppelablagen eliminiert und Papier stark reduziert. Durch das Schaffen einer zugriffssicheren elektronischen Datenverwaltung wird ein Qualitätssprung in Richtung transparenter arbeitsplatz-, team- und standortübergreifender Wissensdokumentation erreicht. Einheitliche Standards und Bearbeitungsformen beschleunigen Routinearbeiten. Abteilungsdenken und Doppelaufgaben werden abgebaut und Synergien gebildet. Dies bringt dem Unternehmen durch den entstandenen Zeitgewinn sowie der Senkung der Überstunden eine bis zu 20-prozentige Produktivitätssteigerung in Management und Verwaltung. Einer Reduktion des wöchentlichen Zeitaufwandes für Tagespost, Meetings, delegierte Aufgaben und Dokumentensuche um bis zu sieben Stunden pro Mitarbeiter steht eine Investition in die Wochenplanung von 1,5 Stunden wöchentlich gegenüber.

IBT – Learning by doing
Das Institut für Beratung und Training ist der führende Trainingsanbieter für die Umsetzung effektiver Arbeitsmethoden direkt am Arbeitsplatz. IBT wurde 1984 in den USA gegründet und ist weltweit in mehr als 30 Ländern vertreten. Seit 1998 führt IBT in Österreich PEP-Coachings in führenden Konzernen, mittelständischen Unternehmen und Behörden durch. Zu den Trainingsschwerpunkten gehören sowohl Selbst- und Informationsmanagement als auch Zeit- und Zielmanagement. IBT steigert die Besprechungseffizienz, den Umgang mit Outlook oder Lotus Notes und unterstützt bei der Einführung gemeinsam nutzbarer Ablagesysteme in Papier oder EDV. PEP-Coachings werden ausschließlich direkt im Unternehmen durchgeführt. Die Beratung am eigenen Arbeitsplatz mit mehreren Follow-Up-Trainings ist ein zentraler Bestandteil des Konzepts.

Durch den speziellen Trainingsansatz profitiert der Mitarbeiter durch gezielte Einzelcoachings mit hohem Individualanteil. Das erlernte Wissen ist 24 Stunden anwendbar und daher hoch motivierend. Aufgespürte Effektivitätspotenziale bringen dem Unternehmen unmittelbar höhere und messbare Produktivität - eine echte win-win-Situation.