Arbeitsproduktivität bringt bis zu 65 Milliarden Euro Mehr-Umsatz

Durchschnittlich 79 Arbeitstage pro Jahr verschwendet

Österreichs Unternehmen verlieren jährlich rund 65 Milliarden Euro durch Unproduktivität. Die Zahl der unproduktiven Arbeitstage beträgt durchschnittlich 79 pro Jahr, die Zahl der produktiven Arbeitstage 141. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Produktivitätsstudie.

Daraus ist ersichtlich, dass in der Produktivitätssteigerung am Arbeitsplatz enormes Optimierungspotenzial steckt – und zwar insbesondere am Büroarbeitsplatz! In den vergangenen Jahrzehnten wurde sehr viel Energie in die Optimierung von Industriearbeitsplätzen gesteckt, der Büroarbeitsplatz fiel dabei – im wahrsten Sinn des Wortes - „unter den Tisch“. Erst seit ein paar Jahren ist das Thema Effektivität am Büroarbeitsplatz in den Köpfen der Unternehmen. „Speziell größere Unternehmen sehen großes Effektivitätspotenzial bei Schreibtisch-Arbeitsplätzen“, erklärt Effektivitätscoach DI Peter Kurt Fromme, Geschäftsführer des Instituts für Beratung und Training in Unternehmen GmbH (IBT).

Die durchschnittlich verschwendete Arbeitszeit beträgt in Österreich mehr als ein Drittel (36 %) und kann laut Fromme durch Effektivitätscoachings auf unter 20 % gesenkt werden. Die Hauptgründe liegen in der Tatsache begründet, dass wir nicht in der Schule nicht gelernt haben, uns zu organisieren – insbesondere am Büroarbeitsplatz. Fromme: „Schlechte Planung und Organisation, mangelnde Steuerungs- und Kontrollfunktion des Managements und Kommunikationsprobleme sind die Hauptgründe für Ineffektivität.“ Immerhin belaufen sich mehr als 50 der 79 unproduktiven Arbeitstage auf schlechte Planung und Unternehmensorganisation.

Unternehmen verzetteln sich in „Meetings“
Erschreckend ist, dass beispielsweise eine Vielzahl von Besprechungen aufgrund von erstaunlichen Mängeln bei der Organisation völlige Zeitverschwendung sind. So wird bei fast 50 % der geplanten Besprechungen vorher keine oder eine mangelhafte Tagesordnung erstellt und pünktlich an die Teilnehmer verteilt. Nur bei drei von zehn der Meetings sind die Teilnehmer vorbereitet und es werden Protokolle erstellt. Bei mehr als zwei Drittel der Besprechungen sind Teilnehmer unpünktlich oder erscheinen überhaupt nicht. Lediglich 12 % der Sitzungen enden mit klaren Festlegungen der nächsten Schritte inklusive Zeitplan und Zuständigkeiten.

Erfolgspotenzial – Effektive Büroarbeit
Genau in diesem Bereich gibt es vom Sekretariat bis zur Chefetage genügend Einsparungs- und Optimierungspotenzial. PEP – das Persönliche Effektivitäts Programm von IBT - verschafft diesen Problemen Abhilfe. Dabei geht es vor allem darum, das persönliche Arbeitsverhalten, die Arbeitsplatzorganisation sowie Zeitplanung und –management durch Gruppen- und Einzelcoachings direkt am eigenen Arbeitsplatz zu optimieren. „Durchschnittlich sparen ‚gePEPte’ Mitarbeiter bei Besprechungen 66 % der Zeit ein. Routinearbeiten verkürzen sich um 45% und die Infosuche kann um mehr als 60 % verkürzt werden“, bestätigt IBT-Coach Mag. Carin Hallwachs.

Informationen zu IBT:
Das Institut für Beratung und Training ist der führende Trainingsanbieter für die Umsetzung effektiver Arbeitsmethoden direkt am Büro-Arbeitsplatz.

Durch die internationale Zusammenarbeit wird PEP laufend den Erwartungen und Wünschen der Kunden angepasst und auch für internationale Konzerne wird länderübergreifend gecoacht.

Zu den Trainingsschwerpunkten gehören sowohl Selbst- und Informationsmanagement als auch Zeit- und Zielmanagement. IBT steigert die persönliche Effizienz, den Umgang mit Outlook oder Lotus Notes und unterstützt bei der Einführung gemeinsam nutzbarer Ablagesysteme in Papier oder EDV.

PEP-Coachings werden ausschließlich direkt im Unternehmen durchgeführt. Die Beratung am eigenen Arbeitsplatz mit mehreren Follow-Up-Trainings ist ein zentraler Bestandteil des Konzepts.

Der PEP-Ansatz - drei Säulen zu höherer Effizienz am Büroarbeitsplatz:
Persönliches Arbeitsverhalten - das ist der empirisch erworbene Arbeitsstil, die Art und Weise, die eigene Arbeit zu erledigen, wie z.B. die tägliche Postbearbeitung in Papier und eMail, mit Arbeitsunterbrechungen und Störungen umzugehen oder Besprechungsorganisation etc.

Arbeitsplatzorganisation - das ist die Struktur, wie das Umfeld des eigenen Arbeitsplatzes organisiert ist, wie z.B. Schreibtischordnung, Ablagesysteme, Hard- und Softwareausstattung etc.

Zeitplanung und –management: persönlich und im Team, Kalenderführung, Prioritätensetzung und Delegationsverhalten

Der Mitarbeiter steht im Mittelpunkt
Selten erreicht ein Coaching derart gleich gute Effekte für Mitarbeiter und Management:

Durch den speziellen Trainingsansatz profitiert der Mitarbeiter  - und zwar durch gezieltes Einzelcoaching - mit hohem Individualanteil. Das erlernte Wissen ist 24 Stunden anwendbar und daher hoch motivierend.

Aufgespürte Effektivitätspotenziale bringen dem Unternehmen unmittelbar höhere und messbare Produktivität  - eine echte win-win-Situation.

Der Erfolg ist messbar
Die benötigten Zeiten für definierte Aufgaben werden vor und nach dem Coaching vom Teilnehmer selbst erfasst. Die Differenz stellt die gewonnene Zeitersparnis für den PEP-Teilnehmer dar. Als Beispiel dient ein Kunde aus der IT-Branche: Die Teilnehmer sparten nach dem Training im Schnitt 6,2 Stunden pro Woche. Das ist fast ein ganzer Arbeitstag, der nun für kundenorientierte und kreative Arbeiten zur Verfügung steht.